Beschwerderegelung

In diesem Zusammenhang versteht man unter:

A. Prüfungsgesellschaft: ein Unternehmen oder eine Institution, das/die gewerbsmäßig gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen vornimmt sowie auch Organisationen, in denen solche Unternehmen oder Institutionen untereinander verbunden sind;

b. Leitung: die Hauptversammlung oder ein anderes weisungsberechtigtes Organ unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, das die Politik festlegt und Entscheidungen bezüglich jeglicher Angelegenheiten unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft trifft;

c. Bta: Verordnung über die Beaufsichtigung von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften;

d. Gesellschafter: eine Person, die über die Berechtigung verfügt, im Namen der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Verpflichtungen bezüglich der Ausführung von Aufträgen auf dem Gebiet der professionellen Dienstleistung einzugehen;

e. Mitarbeiter: sämtliche Personen, die auf der Grundlage eines Arbeitsvertrags oder anderer Verträge Arbeiten verrichten und an der Ausführung von Aufträgen unseres Büros beteiligt sind;

f. Netzwerk: die ‚Zusammenarbeitsstruktur‘ unseres Büros, einschließlich der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, gemäß der Definition in der Bta;

g. Beschwerde: ein schriftlicher Ausdruck von Unzufriedenheit über das Verhalten eines Gesellschafters oder eines Mitarbeiters unserer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder einer Person in einem Büro, das zu dem Netzwerk gehört, mit dem auch unsere Wirtschaftsprüfungsgesellschaft verbunden ist;

h. Beschwerdeführer: derjenige, der eine Beschwerde einreicht;

i. Kommission: die in Punkt 3 erwähnte Beschwerdekommission;

J. ‚Compliance Officer‘: die in Punkt 4 definierte Funktion;

k. Sekretär/in: die in Punkt 3 definierte Funktion;

l. Beschwerde-Helfer: die in Punkt 10 bezeichnete Funktion.

Der Vorstand ist für die Verarbeitung, Erfassung und Veröffentlichung von Beschwerden über Gesellschafter und Mitarbeiter unserer Prüfungsgesellschaft sowie über Personen, die in einem Büro tätig sind, das zu dem Netzwerk gehört, mit dem auch unsere Prüfungsgesellschaft verbunden ist.

a. Der Vorstand kann für eine bestimmte Beschwerde, aber auch dauerhaft, eine Beschwerdekommission einrichten.

b. Die Beschwerdekommission besteht aus mindestens zwei unabhängigen (in keiner Weise von der Beschwerde betroffenen) Mitgliedern, die für unsere Prüfungsgesellschaft tätig oder mit ihr verbunden sind. In dieser Kommission ist mindestens ein Mitglied des Vorstandes vertreten.

c. Der Vorstand stimmt über ein Vorstandsmitglied als Vorsitzenden und einen Sekretär ab.

d. Die Kommission ist damit beauftragt, Beschwerden, die nicht durch Vereinbarung mit dem Beschwerdeführer oder durch eine Vermittlung behoben werden können, zu bearbeiten und den Vorstand zu beraten.

e. Für den Fall, dass eine Empfehlung ausgesprochen wird, eine Beschwerde nicht zu bearbeiten, trägt die Kommission diese Empfehlung ihrem Vorsitzenden vor.

f. Die Kommission kann den Vorstand gefragt oder ungefragt beraten, wenn es um die Bearbeitung der Beschwerde sowie auch um explizit nicht als Beschwerde bearbeitete, aber relevante Fragen geht, bzw. um beschwerdewürdige Angelegenheiten, von denen Kommission Kenntnis erlangt.

g. Die Kommission kann in einer internen Verordnung weitere Regeln bezüglich ihrer Arbeitsweise festlegen.

Der Vorstand wird für die Koordination der Beschwerdebearbeitung, der Registrierung aller eingegangenen Beschwerden, den verfahrenstechnischen und inhaltlichen Prüfungen und der Erstellung von Managementinformationen einen Compliance Officer benennen.

A. Eine Beschwerde muss schriftlich erfolgen, unterzeichnet sein und mindestens das Folgende enthalten:

* den Namen und die Anschrift des Antragstellers;
* das Datum;
* eine klare Beschreibung des Verhaltens gegen das sich die Beschwerde richtet.

b. Beschwerden, die mündlich vorgetragen werden, werden auf Wunsch des Beschwerdeführers von (einem) Gesellschafter oder den Mitarbeitern unserer Prüfungsgesellschaft schriftlich erfasst und nach Unterschrift des Beschwerdeführers an den Vorstand weitergeleitet.

a. Der Compliance Officer stellt sicher, dass ein Beschwerdeführer oder die Person, deren mündliche Beschwerde schriftlich aufgenommen wurde, innerhalb einer Woche nach deren Eingang beim Vorstand eine Empfangsbestätigung und Informationen über den Verlauf der Beschwerdebearbeitung erhält. Wird eine Beschwerde zur Stellungnahme der Kommission vorgelegt, dann teilt der Vorstand dies dem Beschwerdeführer so schnell wie möglich mit.

b. Falls eine Beschwerde nicht die in Punkt 5 beschriebenen Anforderungen erfüllt, wird der Beschwerdeführer innerhalb von zwei Wochen nach deren Eingang darüber unterrichtet, dass er 14 Tage Zeit hat, den Mangel zu beseitigen.

c. Anonyme Beschwerden sind nicht möglich.

d. Wenn der Beschwerdeführer den Mangel nicht innerhalb der genannten Frist korrigiert, kann der Vorstand beschließen, die Beschwerde nicht zu bearbeiten. Der Beschwerdeführer wird innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf der oben genannten zweiwöchigen Frist informiert.

a. Wenn sich die Beschwerde nicht nur auf das Verhalten eines Gesellschafters oder Mitarbeiter unserer Prüfungsgesellschaft bezieht, sondern auch auf einen Gesellschafter oder Mitarbeiter eines anderen Teils des Netzwerks, muss der Vorstand die Beschwerde innerhalb einer Woche nach Eingang dem Vorstand dieser Organisation übermitteln.

b. In Absprache mit dem Vorstand der entsprechenden Organisation wird beschlossen, wie die Beschwerde weiterhin zu behandeln ist. Der Vorstand unserer Prüfungsgesellschaft informiert den Beschwerdeführer und den Vorstand des Netzwerks darüber.

c. Wenn der Vorstand des Netzwerks beschließt, sich um die weitere Beschwerdebehandlung zu kümmern, wird er alle Beteiligten darüber informieren.

a. Innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt einer Beschwerde wird mit dem Beschwerdeführer Rücksprache gehalten. Diese Beratung dient unter anderem zu, festzustellen, ob die Beschwerde durch Schlichtung behandelt werden kann, und um festzulegen, in welchem Maß die Beschwerde für die weitere Behandlung in Frage kommt.

b. Von der Durchführung dieses Gespräch, wie im vorhergehenden Absatz definiert, kann abgesehen werden, wenn der Vorstand der Auffassung ist, dass dies im entsprechenden Fall nicht sinnvoll ist.

c. Wenn Konsultation oder Schlichtung zu einer Lösung führen, mit der der Beschwerdeführer zufrieden ist, wird die Beschwerde nicht weiterverarbeitet werden. Der Beschwerdeführer und die Person, auf die sich die Beschwerde bezieht, werden schriftlich über die Beendigung der Beschwerdebehandlung informiert.

d. In Fällen, in denen ein Gespräch mit dem Beschwerdeführer oder eine Schlichtung den Beschwerdeführer nicht zufrieden stellen, wird die Behandlung der Beschwerde fortgesetzt.

a. Für den Fall, dass die Beschwerdebehandlung fortgesetzt werden muss, überlegt der Vorstand, zu diesem Zweck eine temporäre Kommission zu benennen. Der Vorstand wird die Kommission über alle Angelegenheiten informieren, die mit der Beschwerde im Zusammenhang stehen und der Kommission eine Frist setzen, in der die Empfehlung zur Behandlung der Beschwerde abgegeben werden muss.

b. Die Kommission berichtet dem Vorstand innerhalb der gesetzten Frist.

c. Wenn während der Bearbeitung durch die Kommission weitere Dinge bekannt werden, wird der Vorstand die Kommission unverzüglich davon in Kenntnis setzen.

d. Für alle bei der Behandlung der Beschwerde beteiligten Gesellschafter und Mitarbeiter gilt eine Geheimhaltungspflicht.

a. Wenn die Beschwerde von einem internen Funktionär vorgebracht wird, haben alle an der Beschwerdebehandlung beteiligten Funktionäre die Pflicht, dafür zu sorgen, dass keine Vermutungen über die Identität des Beschwerdeführers angestellt werden können.

b. Falls gewünscht, kann der interne Beschwerdeführer sich an einen Beschwerde-Helfer wenden, der hierzu vom Vorstand oder dem Compliance Officer beauftragt wurde.

c. Der Vorstand und der Beschwerde-Helfer sorgen dafür, dass der Beschwerdeführer, die Mitglieder der Kommission und eventuell andere Betroffenen bei der Behandlung dieser Beschwerde nicht in Bezug auf ihre (rechtliche) Stellung in der Prüfungsgesellschaft benachteiligt werden.

d. Die Kommission hat die Aufgabe, sich innerhalb von drei bis sechs Monaten nach Abwicklung der Beschwerde darüber zu informieren, dass der Beschwerdeführer, der Beschwerde-Helfer und/oder andere Betroffenen keine nachteiligen Folgen aufgrund der Beschwerde erleben.

e. Soweit nicht anders mit dem Beschwerdeführer vereinbart, werden Informationen mit Bezug auf (eine) Beschwerde nicht in seiner/ihrer Personalakte aufgenommen.

Wenn es dem Vorstand nicht gelingt, eine Beschwerde innerhalb von zehn Wochen oder, wenn die Beschwerde zur Bearbeitung und Empfehlung der Kommission vorgelegt wurde, innerhalb von 14 Wochen nach Eingang der Beschwerde zu bearbeiten, hat er dafür zu sorgen, dass der Beschwerdeführer und jene, auf die sich die Beschwerde bezieht, vor Ablauf der gültigen Frist eine Mitteilung über die Verschiebung erhalten.

a. Der Vorstand wird den Beschwerdeführer schriftlich und unaufgefordert über die Ergebnisse der Untersuchung der Beschwerde und über etwaige Schlussfolgerungen des Vorstands informieren.

b. Wenn andere Netzwerkorganisationen von der Beschwerde betroffen sind, sendet der Vorstand auch ihnen eine Kopie der Abwicklungssschreibens.

Der Vorstand hat zu gewährleisten, dass jede schriftliche Beschwerde erfasst wird. Bei der Erfassung werden aufgenommen:

* Name und Anschrift des Antragstellers;
* das Datum;
* eine Beschreibung des Verhaltens gegen das sich die Beschwerde richtet.

Außerdem werden Einzelheiten bezüglich der Einreichung, Behandlung und Bearbeitung der Beschwerde, der Durchlaufzeit, und – gegebenenfalls – über die Stellungnahme des Vorstands bezüglich möglicher, ergriffener Maßnahmen aufgrund der Beschwerde aufgenommen. Insofern die Kommission eine Empfehlung ausgesprochen hat, wird diese eben so mit erfasst.

Der Vorstand stellt sicher, dass die erfassten Datensätze aus dem vorstehenden Absatz jährlich übersichtlich organisiert und anonym veröffentlicht werden. Diese Veröffentlichung findet zusammen mit einer Erläuterung statt, in der angegeben wird, in welchem Maße bestimmte Beschwerden auf strukturelle Mängel unserer Organisation hinweisen, und in der auf eventuelle Maßnahmen eingegangen wird, um erkannte Probleme zu beheben.

a. Der Vorstand kann mit dem Ziel einer sorgfältigen, effektiven und effizienten Durchführung der Beschwerdebehandlung nähere Regeln dazu festlegen.

b. Der Vorstand kann bei einem Mandatsbeschluss alle Befugnisse, die für eine effektive und effiziente Beschwerdebehandlung notwendig sind, sofern diese nicht von der Kommission übernommen wird, an den Tagesvorstand (operativen Vorstand) übergeben.

c. Der Compliance Officer wird vom Vorstand beauftragt, die Umsetzung des Beschwerdeverfahrens zu überwachen.

Dieses Verfahren kann als ‚Beschwerderegelung‘ zitiert werden.

Diese Verordnung ersetzt die Beschwerderegelung vom 9. Juli 2008 und tritt zum 18. März 2015 in Kraft.