Traitement des plaintes

Dans cette procédure, les définitions suivantes s’appliquent :

a.     Cabinet d’audit : une entreprise ou une institution exécutant des vérifications juridiques, ou une organisation au sein de laquelle de telles entreprises ou institutions sont reliées entre elles;

b.     Comité directeur: l’assemblée d’associés ou autre organe de notre organisation comptables responsable de la politique et preneur des décisions concernant toutes les questions de notre organisation de comptabilité;

c.     Bta : décision d’un suivi des cabinets d’audit

d.     associé : une personne chargée de prendre des engagements au nom de l’organisation comptables pour la mise en œuvre des missions dans le domaine des services professionnels

e.     collaborateur : toute personne effectuant des travaux en vertu d’un contrat de travail ou autres contrats, impliqués dans la mise en œuvre des missions de notre cabinet;

f.      réseau : la structure de coopération de notre cabinet, y compris le cabinet d’audit, conformément à la définition de la Bta ;

g.     plainte : toute expression écrite de mécontentement à propos d’une conduite d’un membre ou employé de notre cabinet d’audit ou toute autre personne active dans un bureau appartenant au réseau auquel notre organisation comptables est affiliée ;

h.     le plaignant : la personne qui a déposé une plainte

i.      commission : la commission des plaintes visées au paragraphe 3 ;

j.      agent de conformité: l’agent visé au paragraphe 4

k.     secrétaire : le commissaire visé  sous l’article 3

superviseur de la plainte : l’agent visé sous l’article 10.

Le comité directeur est responsable du traitement, de l’enregistrement et de la publication des plaintes concernant les partenaires et associés de notre cabinet d’audit ou toute autre personnes travaillant dans un bureau appartenant au réseau auquel notre organisation comptable est affiliée.

a. le conseil peut, pour une plainte spécifique procéder à la mise en place définitive d’un Comission des plaintes.
b. la commission des plaintes est composée de minimum deux membres indépendants  (en aucune façon impliqués dans la plainte) associés ou travaillant dans notre cabinet d’audit. Au moins un membre du Conseil d’administration sera représenté au sein de cette commission.

c. la direction désigne un membre comme président ainsi qu’un secrétaire.

d. la commission est chargée de traiter les plaintes qui ne sont pas traitées par concertaion avec le plaignant ou qui seront gérées par voie de médiation et d’en référer au conseil.

e. lorsque un avis de non -procédure est prononcé pour le traitement d’une plainte, la commission en avisera son président.

f. la commission peut, sans avoir été sollicitée ou en ayant été solicitée conseiller la direction à propos du traitement de la plainte ou sur toute question explicitement ou non,  incluse dans la plainte, comme par ailleurs toute autre question pertinente qui relève de l’expertise de la commission.

g. la commission est abilitée à instaurer un règlement intérieur, stipulant les règles détaillées concernant sa méthodologie.

Le Conseil nomme un agent de conformité, chargé de coordonner le traitement de la plainte, l’enregistrement de toutes les plaintes reçues, la procédure ainsi que l’examen de fond et de gérer tous les renseignements de gestion.

a. toute plainte doit être introduite par écrit, dûment signée, indiquant impérativement:

* le nom et l’adresse du requérant ;
* la date ;
* une description claire du comportement faisant l’objet de la plainte.

b. Toute plainte introduite oralement fera l’objet d’une consignation par le partenaire ou l’employé de notre ’organisation qui s’adresse au plaignant qui, après signature, transmettra le document à la Direction.

a.L’agent de conformité veille à l’envoi d’un accusé de réception ainsi que toute information concernant la procédure de traitement de la plainte à la personne ayant introduit la plainte, ou celle dont la plainte orale a été consignée dans la semaine après réception de celle-ci auprès du conseil.

b. Lorsqu’une plainte ne satisfait pas aux exigences fixées au point 5, le plaignant sera mis dans la possibilité de rectifier les non- conformités dans les deux semaines suivant la réception de celle-ci.

c. Toute plainte introduite de façon anonyme ne sera pas prise en considération

d.Si le plaignant ne répond pas dans ce délai de deux semaines aux manquements, le Conseil peut décider à un non traitement de  la plainte et de l’’exclure. La plaignante en sera avertie dans les deux semaines après expiration de ladite période.

a.     Si la plainte concerne non seulement le fonctionnement d’un partenaire ou employé appartenant à notre organisation fiduciare-comptables mais également un associé ou employé d’une autre section du réseau, il incombe au conseil de déposer plainte dans la semaine suivante la réception auprès du  comité directeur de cette organisation.

b.     En consultation avec le comité directeur de l’organisation concernée, il sera décidé de la suite de procédure du traitement de la plainte. Le comité directeur de l’organisation comptable en informera la plaignante ainsi que le comité directeur du réseau.

c.     Lorsque le Comité directeur du réseau décide de se charger d’autres plaintes, il en informe toutes les parties.

a.Des discussions avec le plaignant auront lieu dan les deux semaines après réception d’une plainte. Ces concertations se tiennent entre autres choses, pour déterminer si la plainte peut être gérée par  médiation et de déterminer dans quelle mesure la plainte peut faire l’objet d’un examen plus approfondi.

b.Il peut être dérogé à ces consultations, comme stipulé dans le paragraphe précédent, lorsque le comité directeur est d’avis de la non justification de la plainte.

c. Lorsque la consultation ou la médiation aboutit à une solution satisfaisante, la plainte ne sera pas traitée davantage. Le plaignant ainsi que la personne à laquelle la plainte se rapporte, seront informées de la résiliation du traitement de la plainte par écrit.

d. Dans les cas où une consultation avec le plaignant ou médiation n’aboutit pas à la satisfaction du plaignant, la procédure de la plainte sera poursuivie.

a. En cas de poursuite de la procédure de la plainte,  le comité directeur envisagera de nommer une Commission temporaire. Le comité directeur informera la commission de toutes questions relatives à la plainte, en fixant un délai à la commission endéans duquel un avis se référant au traitement de la  plainte devra être rendu.

b. Il incombe à la commission de rapporter au comité directeur dans le délai prescrit.

c. Si lors du  traitement de la plainte par la commission, d’autres questions surgissent, le comité directeur en informe immédiatement la Commission.

d. Pour toute personne et partenaires impliqués dans la procédure de traitement d’une plainte s’applique une obligation de confidentialité.

a.     Lorsque la plainte est présentée par un agent interne, tous les fonctionnaires impliqués dans le traitement de celle-ci, ont le devoir de veiller à éviter tout soupçon sur l’identité des plaignants internes.

b.     Si souhaité, le plaignant peut s’adresser à un superviseur interne qui sera désigné par le comité directeur le compliance officer

c.     Le Conseil d’administration et le superviseur de la plainte feront en sorte que le plaignant, les membres de la Commission et autres parties impliquées dans le traitement d’une plainte, ne subissent pas de préjudice (juridique) dans le cabinet d’audit.

d.      Le conseil s’engage, une fois la plainte traitée dans une pérode entre trois à six mois, de faire savoir si le plaignant, le superviseur de la plainte ou autres parties auront subi des conséquences préjudiciables  suite à la plainte.

e.     Sauf convention contraire avec le plaignant, les données relatives à la plainte ne seront pas repises dans son dossier personnel

A défaut du conseil de clôturer une plainte dans les dix semaines ou, quatorze semaines après réception de la plainte en cas de dépôt auprès de la Commission pour examen et avis, il s’engage à ce que le plaignant ainsi que la personne à laquelle la plainte se réfère, soient informés de l’ajournement avant l’expiration de la période applicable.

a.La direction informe le plaignant par écrit des conclusions de l’enquête de la plainte ainsi que les conclusions  éventuelles y inhérentes.

b. Lorsque d’autres organisations du réseau sont impliquées dans la plainte, le comité directeur transmettra également copie de la lettre d’ajournement.

Le Conseil veille à ce que chaque plainte écrite soit enregistrée. L’enregistrement  comprend:

* nom et adresse du plaignant ;

* la date ;

* une description du comportement contre lequel la plainte est dirigée.

Outre les données relatives à la méthode de présentation et de traitement de la plainte, le temps de traitement et – le cas échéant – sur l’arrêt rendu par la direction sur toute mesure prise suite à la plainte. Tout avis émis par la commission sera enrégistré.

Le Conseil veille à ce que les données enrégistrees visées à l’alinéa précédent soient publiées chaque année de manière claire, transparente et publiées de façon anonyme. Cette publication sera accompagnée d’une déclaration explicative, indiquant dans quelle mesure certaines plaintes pointent des faiblesses structurelles dans le fonctionnement de notre organisation et portent sur des mesures,  visant à traiter ces obtacles clés.

a.La Commission peut dans l’intérêt d’une exécution aprofondie et efficace du traitement de plainte fixer des règles pour l’application de la procédure de plainte.

b. Le Conseil peut, par mandat de décision, mandater tous les pouvoirs nécessaires pour un traitement des plaintes et efficace au comité exécutif pour autant que ce ne soit pas la Commission qui s’en charge.

c. Le compliance officer est désigné par le Conseil, chargé de surveiller l’application de la procédure de plainte.

Cete procedure peut avoir la dénomination: traitement des plaintes.

Cette disposition remplace la procédure de plainte du 9 juillet 2008 et entrera en vigueur le 18 mars 2015.